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会議室等利用の手引き

1.会議室等のお申し込みについて

① 申し込みは、利用予定日の6ヶ月前からお受けします。

    初めてご利用を希望される場合は、まずその旨をお知らせください。

    会議室等の空き状況は、本ページ左側の「予約状況」をご覧ください。
② 「会議室等利用承認申込書」(1部)を持参または郵送してください。

    原則、電話での申し込みはできません。

    「会議室等利用承認書」を交付しますので、大切に保管してください。

③ 使用料は、承認を受けた会議室等を利用する前に現金または納入通知書で納付してください。

④ 会議室等の利用承認後、会議室等の利用を取り消す場合、または利用する会議室等もしくは

    利用時間を変更する場合には、当該会議室等の「会議室等利用承認書」を添付の上、速やかに

    「会議室等利用承認事項取消・変更届」を提出してください。

    なお、使用料の納付後、利用する会議室等または利用時間の変更により使用料が高くなる場合、

    差額を納付していただきます。

⑤ いったん納付した使用料は、申請者の責に帰さない特別の事情がある場合を除き、返金できません。

    これは、利用する会議室等または利用時間の変更により使用料が安くなる場合も同様です。


2.利用当日について

① 利用前に事務室で鍵・使用される設備を受領してください。また、利用終了後は施錠のうえ、

    鍵・設備を事務室に返却してください。

    土曜・日曜・祝日については、守衛室で開錠・施錠します。

② 終了時刻が17時を越える場合には、17時までに鍵を事務室に返却のうえ、守衛室に

    終了予定時刻を連絡し、利用終了後には守衛室に通知してください。

③ 土曜・日曜・祝日は、原則として正面玄関は開きませんので、建物裏の守衛室前出入口

    (サブエントランス)から入退館をお願いします。

    多目的ホールなど ご利用人数が多い場合はご相談ください。

④ テーブル・イスを移動した場合、元の位置にお戻しください。

⑤ 会議室、研修室、ホール内での飲食は禁止です。  2階ラウンジをご利用ください。

⑥ ごみは各自お持ち帰りください。


3.貸出しができない利用

① 物品の販売及び勧誘など、営利を目的とした利用。

    製品の展示会や商品の説明会などでの利用は可能です。

    但し、利用日当日、会場での金銭のやり取りなどはご遠慮ください。

② 参加者や入場者の概要、人数等が特定できない利用。

③ 騒音、臭気等が発生する可能性がある利用。

④ 室内での飲食の提供を目的とした利用。

⑤ 火気及び危険物を使用する利用。

⑥ その他、利用の目的が、プラザ設立の趣旨から逸脱しているもの。

4.その他

① 機材の搬入、事前の準備等でご利用の場合も会議室等の使用料はいただきます。

② 部屋に備付の数以上にテーブル、椅子をご利用になりたい場合は、他の会議室も

    お借りいただき、移動も利用者が行ってください。

③ 申込書に虚偽の記載が発見された場合、使用を取り消します。

④ その他、不適切な使用があった場合は、その場で退館していただきます。